Die Verwaltung großer Mengen sich ständig ändernder Daten ist nie einfach, und die sich wiederholende Art der IDS-Wartung und -Entwicklung macht sie anfällig für Fehler. Angesichts der Bedeutung der IDS-Verwaltung darf diese nicht ignoriert oder auf die leichte Schulter genommen werden. Die Suche nach einer intelligenten, kosteneffizienten Lösung ist daher von entscheidender Bedeutung für die Lösung des ständigen Problems der IDS-Verwaltung.
Glücklicherweise gibt es eine weit verbreitete IDS-Verwaltungslösung, die bereits von Tausenden von IP-Experten auf der ganzen Welt implementiert wurde. Doch bevor wir Ihnen verraten, worum es sich dabei handelt, sollten wir einige wichtige IDS-bezogene Begriffe und Konzepte klären.
IDS-Management und warum es wichtig ist
IDS-Management ist ein zweideutiger Begriff. Für einige Anbieter von IP-Lösungen bedeutet er den gesamten Prozess des Herunterladens, Verfolgens, Zuordnens, Verwaltens und Einreichens von Referenzen und IDS-Dokumenten. Für andere wiederum ist es nur die Zuordnung der Referenzen zu einem Patentfall. Wir erläutern diesen Begriff, da er sich direkt auf den Gesamtwert einer IDS-Managementlösung auswirkt.
In Anbetracht der Bedeutung von IDS ist eine teilweise funktionsfähige IDS-Verwaltungsfunktion als Teil Ihres IP-Management-Systems oder -Prozesses nicht ausreichend. Was Unternehmen wirklich brauchen, ist eine voll funktionsfähige Lösung, die von der Konzeption bis zur Ablage reicht und mit der kleine und große dezentrale Teams ihre IDS-Daten speichern und automatisieren können - und zwar nicht nur in Excel oder mit einer halbgaren IPMS-Lösung mit Checkboxen.
Wie funktioniert eine automatisierte IDS-Management-Lösung?
Wir haben erwähnt, dass eine automatisierte IDS-Verwaltungslösung Ihre IDS-Probleme lösen kann. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie dies idealerweise funktionieren sollte:
Abb.1: Funktionsweise einer IDS-Management-Lösung
1. Hochladen von IDS-bezogenen Daten
Eine IDS-Verwaltungslösung automatisiert das Herunterladen von Daten und Dokumenten aus dem US-Patent- und Markenamt (USPTO). Die heruntergeladenen Dateien können gescannt und dann mit einem Fall verknüpft, in der Akte abgelegt und zum automatischen Ausfüllen wichtiger Datenfelder verwendet werden.
2. Auto-Assoziationen Referenzen
Anschließend ordnet die Lösung automatisch Verweise auf Patentfamilien und Mitglieder "verwandter Gruppen" zu. Alternativ können Sie dies auch manuell oder über Mischformen davon tun.
3. Erzeugt IDS-Paket
Sobald die Referenzen überprüft und zugeordnet sind, erstellt die Lösung automatisch eine IDS. Dazu füllt sie das EFS-Formular aus und fügt die relevanten Verweise auf ausländische und Nicht-Patentliteratur (NPL) hinzu.
4. e-Akten und IDS-Verwaltung
Nachdem der Anmelder oder Benutzer die generierte IDS genehmigt hat, verwaltet die Lösung den Upload auf das USPTO-Portal, ein Prozess, der als elektronische Einreichung oder E-Filing bezeichnet wird. Neben der Einreichung bietet eine fortschrittliche Lösung auch Zugang zu einer Vielzahl von Tools, die bei der Zuordnung, Verfolgung und Überprüfung von Referenzen helfen, je nach Bedarf.
Wenn Sie unsicher sind, wie Sie die perfekte IDS-Managementlösung für Ihr Unternehmen auswählen können, haben wir im nächsten Abschnitt einige Tipps für Sie.
Wie findet man die "richtige" IDS-Management-Lösung?
Die Suche nach der besten IDS-Verwaltungslösung kann eine mühsame Aufgabe sein. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir die wichtigsten Funktionen und Merkmale aufgelistet, die Sie bei der Suche nach der für Ihr Unternehmen geeigneten Lösung berücksichtigen sollten:
1. Erfahrung - Eine ideale IDS-Managementlösung genießt das Vertrauen vieler führender Unternehmen und Anwaltskanzleien auf der ganzen Welt und wird von ihnen genutzt. Um die Glaubwürdigkeit der Lösung zu ermitteln, sollten Sie prüfen, wie lange sie bereits auf dem Markt ist, wie viele Kunden sie nutzen und welche Kundenreferenzen vorliegen. Sie sollten auch den Lösungsanbieter um Referenzen bitten.
2. Automatisierungsfunktionen - Der einzige Zweck der automatisierten IDS-Verwaltung besteht darin, manuelle Eingriffe zu reduzieren. Daher ist es wichtig, eine Lösung einzusetzen, die automatisch Antragsdatensätze erstellt, wenn neue Anträge eingereicht werden, die genaue IDS-Pakete generiert, einschließlich des EFS-fähigen IDS-Formulars, der Referenzen und des Übermittlungsschreibens, und die prioritätsbezogene Anträge gruppiert und nach Technologie verwandte Angelegenheiten hinzufügt.
3. Zuverlässige elektronische Einreichung - Die gewählte Lösung sollte zuverlässig sein, d. h. sie sollte eine sichere und fehlerfreie elektronische IDS-Einreichung gewährleisten.
4. Flexibilität und Kundendienst - Die von Ihnen gewählte Lösung sollte flexibel sein, d. h. sie sollte als eigenständiges Produkt oder zur Integration mit einem anderen Produkt zur Verfügung stehen. Sie sollte auch optionale IDS-Verwaltungsdienste anbieten, wie z. B. spezielle IDS-Experten, die die Dienste in Ihrem Namen durchführen und Ihnen bei allem helfen können, von der Datenmigration und dem ersten Upload-Audit bis hin zur vollständigen Verwaltung von IDS-Angelegenheiten.
Vorteile des Einsatzes einer ganzheitlichen IDS-Management-Lösung
Die richtige IDS-Managementlösung kann für Ihr Unternehmen einen großen Unterschied machen. Hier sind einige der Vorteile:
1. Reduzieren Sie das Risiko der Patentnichtigkeit - Die richtige Lösung kann Ihnen helfen, Querverweise korrekt zu verwalten und gleichzeitig das Risiko der Patentnichtigkeit zu verringern.
2. Erfassen Sie alle Referenzen - Das manuelle Anführen wichtiger Referenzen kann eine schwierige Aufgabe für die Anmelder sein, die dazu führt, dass sie offensichtliche Referenzen zum Stand der Technik übersehen und IDS-Anmeldungen gefährden. Mit einer ganzheitlichen Lösung können Sie jedoch alle wichtigen Referenzen einreichen und gleichzeitig diese häufigen Fehler beheben:
- Nichterwähnung neu entdeckter Hinweise aus Quellen wie z. B. Strafverfolgungsdokumenten aus anderen Gerichtsbarkeiten.
- Nichtvorlage von Kopien von ausländischen und NPLs.
- Versäumnis, nicht konforme IDS zu verfolgen, die vom Patentprüfer nicht berücksichtigt werden.
- Nennung von unwesentlichen oder kumulativen Referenzen, die zu erhöhten Kosten/Gebühren führen.
3. Minimierung von RCEs/Ergänzende IDS-Einreichungen - Oftmals finden die internen Mitarbeiter bei Erhalt einer Notice of Allowance (als Teil ihrer NOA-Checkliste) relevanten Stand der Technik. In solchen Fällen ist es wichtig, innerhalb von drei Monaten nach der Entdeckung eine IDS einzureichen und die entsprechenden USPTO-IDS-Gebühren zu entrichten. Wird die IDS nicht innerhalb dieser Frist eingereicht, müssen ein Antrag auf fortgesetzte Prüfung (Request for Continued Examination, RCE) und die RCE-Gebühren des USPTO entrichtet werden, um eine ergänzende IDS einzureichen. Mit der richtigen Lösung können Sie Ihre IDS jedoch gleich beim ersten Mal korrekt einreichen und die RCE-Kosten und die Einreichung einer ergänzenden IDS vermeiden.
4. Niedrigere Betriebskosten - Der größte Vorteil einer IDS-Verwaltungslösung besteht darin, dass sie Ihre Betriebskosten durch die Automatisierung der IDS-Erstellung, -Verfolgung und -Verwaltung erheblich senkt. Unsere Forschungsdaten deuten darauf hin, dass Unternehmen durch den Einsatz eines IDS-Verwaltungssystems bis zu 40 % der Zeit, des Aufwands und der Ressourcen einsparen können, die mit der IDS-Einreichung verbunden sind.
Max-IDS - Vereinfachen Sie Ihr IDS und Referenzmanagement
Wir haben uns bereits damit befasst, warum die Verwaltung von IDS für Ihr Unternehmen so wichtig ist. Wir haben auch die Parameter für die Auswahl der richtigen IDS-Managementlösung behandelt. Nun möchten wir Ihnen Max-IDS vorstellen, eine hochmoderne IDS-Managementlösung, die von Tausenden von IP-Experten auf der ganzen Welt genutzt wird. Die wichtigsten Merkmale und Vorteile sind in der nachstehenden Tabelle aufgeführt.
Tabelle 1: Max-IDS - Die umfassende IDS Management Lösung
Wenn Sie Max-IDS implementieren, haben Sie die Wahl, wie Sie die Lösung optimal nutzen wollen. Sie können Max-IDS entweder intern verwalten oder MaxVal damit beauftragen, es für Sie zu verwalten. Und mit unseren On-Demand-Bereitstellungsmöglichkeiten erreichen Sie eine schnellere Time-to-Value als mit anderen Lösungen.
Abschließende Überlegungen
Wenn Sie ein Unternehmen sind, das viel in geistiges Eigentum investiert, wissen Sie bereits, wie wichtig die IDS-Verwaltung ist. Daher ist es nur natürlich, nach Lösungen zu suchen, die die mühsame Verwaltung von IDS-Dokumenten vereinfachen können. Es gibt zwar eine Vielzahl von IDS-Verwaltungsprodukten, aber es ist wichtig, Produkte auszuwählen, die tagtäglich von Tausenden von IP-Experten erfolgreich eingesetzt werden. Max-IDS von MaxVal ist eine einzigartige IDS-Managementlösung, die alle Ihre IDS-Anforderungen erfüllt, während Sie sich auf das konzentrieren, was für Sie und Ihr Unternehmen am wichtigsten ist - die Maximierung Ihrer IP-Effizienz und Ihres Werts.
Um zu erfahren, wie Max-IDS auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann, kontaktieren Sie uns oder vereinbaren Sie einen Termin. Und um weitere interessante Inhalte zu lesen, besuchen Sie unseren Blog-Bereich.
