Bei der Auswahl einer IP-Management-Software müssen Unternehmen entscheiden, was für sie am wichtigsten ist und wie eine erfolgreiche Implementierung letztendlich aussehen soll. Zu diesem Zweck sollten Unternehmen eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen, um die aktuellen und zukünftigen Anforderungen zu ermitteln, die für ihre Patentabteilung, ihre Prozesse, ihre Ziele und ihre Vision spezifisch sind.
Ein Verständnis der spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens sowie der verschiedenen Nutzertypen ist ebenfalls notwendig, um eine Ausschreibung zu entwickeln, die den richtigen Anbieter identifiziert. Darüber hinaus sollten sich Unternehmen auf die Schlüsselfunktionen konzentrieren, die jedes moderne IP-Management-System haben sollte, nämlich Interoperabilität, Sicherheit, Konfiguration, Benutzerfreundlichkeit, integrierte Erneuerungen, Berichterstattung, Workflow und Implementierung.
Wichtige Erkenntnisse
- Eine aussagekräftige Ausschreibung für eine IP-Management-Software umfasst neun Bereiche: Interoperabilität, Sicherheit, Konfigurierbarkeit, Workflow-Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, PTO-Integration, Verlängerungen, Berichterstellung und Implementierung.
- Sicherheit und PTO-Integration sind die beiden Bereiche, die besonders genau unter die Lupe genommen werden sollten, denn sie entscheiden darüber, ob dem System sensible Daten anvertraut werden können und ob es mit den offiziellen Archivierungssystemen Schritt hält.
- Bei Konkurrenzprodukten werden Verlängerungen oft als separates System angehängt – fragen Sie ausdrücklich nach, ob Verlängerungen nativ innerhalb der Plattform abgewickelt werden.
1. Interoperabilität:
Häufig sind Unternehmen gezwungen, Daten aus unterschiedlichen Systemen manuell zu erfassen, um die Informationen zu erhalten, die für datengestützte Entscheidungen in den Bereichen Strafverfolgung, Schutz, Durchsetzung, Rechtsstreitigkeiten, Lizenzierung und Budgetierung erforderlich sind.
Durch den Einsatz von IP-Management-Software, die sich problemlos in Daten und Systeme von Drittanbietern integrieren lässt, können Unternehmen den Aufwand für die manuelle Dateneingabe reduzieren und die Effizienz ihrer IP-Management-Prozesse steigern. Darüber hinaus sollte das oberste Ziel jeder IP-Management-Lösung darin bestehen, eine zentrale Datenquelle zu schaffen, in der alle zugehörigen IP-Daten gespeichert sind.
Zu den Fragen, die in einem RFP gestellt werden sollten, gehören:
- Lässt sich die Software problemlos in Daten und Systeme von Drittanbietern integrieren, darunter Personalwesen, Abrechnung und SSO?
- Hilft die Lösung dabei, den Import großer Datenmengen aus anderen IP- Verwaltungssoftware oder aus Tabellenkalkulationen?
- Wie werden E-Mails und Dokumente gespeichert und integriert?
2. Sicherheit:
Robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler IP-Daten sind von größter Bedeutung. Der erste Schritt zur Gewährleistung der Datensicherheit ist die Wahl eines seriösen Anbieters von IP-Lösungen, dessen IP-Management-Software von einem engagierten und professionellen Sicherheitsteam unter der Leitung eines Chief Security Officers (CSO) unterstützt wird.
Anbieter mit allgemein anerkannten Zertifizierungen zeigen, dass sie sich für den Schutz von Kundendaten einsetzen. Achten Sie auf Anbieter, die sich an Branchenstandards wie SOC 2 Typ II und ISO-27001 halten. Die Software sollte Single Sign-On (SSO) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) sowie granulare Benutzerberechtigungen unterstützen.
Spezifische Fragen, die in eine RFP aufgenommen werden sollten, sind:
- Verfügen Sie über eine solide Richtlinie oder ein solides Rahmenwerk zur Datensicherheit?
- Welche Sicherheitszertifizierungen wurden für die Software, das Unternehmen und die Hosting-Umgebung erworben?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung den Vorgaben der Normungsgremien entspricht (einschließlich Sicherheit, Barrierefreiheit und Datenschutz)?
- Wie testen Sie Ihren Notfallwiederherstellungsplan? Geben Sie Einzelheiten zu kürzlich durchgeführten Wiederherstellungsläufen und den daraus resultierenden Korrekturmaßnahmen an.
- Wie werden Datensicherungen erstellt, gespeichert und vor unbefugtem Zugriff oder Manipulation geschützt?
- Schreiben Sie Single Sign-On (SSO) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) vor?
- Unterstützt die Software detaillierte Benutzerberechtigungen?
3. Konfigurierbarkeit:
Eine IP-Management-Software sollte konfigurierbar sein, d. h., der Anbieter sollte in der Lage sein, seine IP-Management-Software an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Ein RFP sollte insbesondere Fragen wie diese enthalten:
- Kann der Kunde Änderungen am System vornehmen oder müssen diese vom Anbieter durchgeführt werden?
- Welche Änderungen kann der Kunde vornehmen?
- Wie hoch sind die Kosten für Änderungen, wenn diese nur vom Anbieter vorgenommen werden können?
- Welche Auswirkungen haben Änderungen am System, wie beispielsweise Komplikationen bei der Aktualisierung?
- Wie lange dauert ein Upgrade bei einem konfigurierten System im Durchschnitt? Können Versionen übersprungen werden?
4. Workflow-Automatisierung:
IP-Management-Software sollte die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person weiterleiten. Diese Art der Workflow-Automatisierung sorgt für Struktur und Sicherheit, schafft Konsistenz, optimiert Prozesse und gewährleistet eine termingerechte Lieferung. Ein systemgesteuerter Workflow kann zudem Berichte für kontinuierliche Prozessverbesserungen liefern, die auf Zeit- und Qualitätskontrollen während des gesamten Prozesses basieren. Allerdings muss jede Workflow-Automatisierung auch die Fähigkeit besitzen, sich im Laufe der Zeit anzupassen und zu verändern. Zu den wichtigsten Fragen, die man sich stellen sollte, gehören:
- Welche Workflow-Automatisierung ist standardmäßig enthalten?
- Können Workflows ohne eigene Programmierung erstellt oder geändert werden?
- Können neue Arbeitsabläufe erstellt oder geändert werden, ohne den Anbieter darum bitten zu müssen?
5. Benutzerfreundlichkeit:
Es versteht sich von selbst, dass Software für das IP-Management intuitiv und benutzerfreundlich sein sollte. Ist das System umständlich oder zu komplex, kann die Akzeptanz durch Erfinder oder andere Personen außerhalb der IP-Abteilung problematisch werden.
Die wichtigsten Fragen, die es zu beantworten gilt, sind:
- Lässt sich die Benutzeroberfläche problemlos so anpassen, dass nur die benötigten Felder angezeigt werden?
- Werden manuelle Aufgaben automatisiert?
- Wie viele Klicks sind nötig, um einfache Aufgaben zu erledigen?
- Können E-Mails automatisch in das System übernommen werden, oder müssen sie manuell oder über ein umständliches Plug-in hochgeladen werden?
6. Integration mit PTO:
Eine Software für das IP-Management sollte eine Anbindung an Patent- und Markenämter (PTOs) sowie deren Zugriff auf wichtige Dokumente im Zusammenhang mit Erfindungen bieten. Zu den wichtigsten Fragen, die gestellt werden sollten, gehören:
- Wird die IP-Management-Software den Status, Meilensteinereignisse und Jahresgebühren von den PTO-Websites aktualisieren?
- Kann die Software Portfoliodaten und den Status von offiziellen PTO-Websites validieren, darunter unter anderem Private PAIR, Patent Center, Global Dossier, UPC, Markenstatus und Dokumentenabruf (TSDR) oder globale Markenämter?
7. Integrierte Funktionen zur Erneuerung:
Zwar bieten einige Anbieter Vertragsverlängerungen an, doch werden diese oft über ein separates System abgewickelt, was zeitaufwändige manuelle Exporte und Abgleiche erfordert.
Wenn es um die Erneuerung von Verträgen geht, sind die wichtigsten Fragen zu stellen:
- Sind Verlängerungen innerhalb der IP-Management-Software verwaltet?
- Ist das System in der Lage, Informationen zu Rentenzahlungen in das Finanzsystem zu integrieren oder zu importieren, um die Vorauszahlung zu genehmigen bzw. auszuzahlen und so Verzögerungen zu vermeiden?
- Wie oft werden die Verlängerungen überprüft und aktualisiert?
- Welche Maßnahmen zur Risikominderung gibt es, um Eingabefehler beim Austausch von Informationen über unser Portfolio an Ihr Zahlungssystem für Vertragsverlängerungen zu vermeiden?
- Wie lautet Ihr Wechselkurs?
- Lassen sich die Kosten für die Annuität über die gesamte Laufzeit des Vermögenswerts prognostizieren?
Einen tieferen Einblick in die Prognose von Verlängerungskosten und -risiken bietet der Leitfaden von MaxVal Leitfaden zum Patentverlängerungsmanagement.
8. Zuverlässige Datenauswertung:
Eine IP-Management-Software sollte Funktionen für erweiterte Berichterstellung und Analysen bieten, um Daten auf einfache Weise in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln, sodass Unternehmen die aktuelle Geschäftsleistung bewerten und effektive Geschäfts- und IP-Strategien für die Zukunft entwickeln können. Berichte sollten von jedem Benutzer erstellt werden können, ohne dass spezielle Kenntnisse in SQL oder andere technische Fachkenntnisse erforderlich sind.
Zu den zu stellenden Fragen gehören:
- Welche Arten von Berichten gibt es, und lassen sie sich anpassen?
- Bietet die Software Zugriff auf Berichts-Dashboards?
- Kann jeder Benutzer einen Bericht erstellen?
- Kann jeder Benutzer einen Bericht erstellen?
- Muss ich einen speziellen Code kennen, um einen Bericht zu erstellen?
- Kann ich Berichte über mein gesamtes Portfolio erstellen (tabellenübergreifende Berichte)?
9. Umsetzung:
Da der Erfolg von IP-Management-Software von ihrer erfolgreichen Implementierung abhängt, ist es unerlässlich, Fragen zu stellen, darunter:
- Wie werden Implementierungsprojekte abgewickelt?
- Wie sieht ein typischer Zeitplan für die Umsetzung aus?
- Wie wird die Datenmigration gehandhabt, und wer ist dafür verantwortlich?
- Welche Unterstützung wird unmittelbar nach der Inbetriebnahme angeboten?
- Wie viel Zeit muss unser Team für die Umsetzung aufwenden?
- Welche Aufgaben wird unser Team während des Implementierungsprozesses übernehmen?
Abschließende Überlegungen
Die Einführung einer Software für die Verwaltung von geistigem Eigentum ist ein großes Unterfangen, das jedoch zu erheblichen Verbesserungen der Programme für geistiges Eigentum führen kann, da die Prozesse automatisiert und rationalisiert werden und Sichtbarkeit und Transparenz geschaffen werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Wenn man versteht, was benötigt wird, und die richtigen Fragen stellt, kann man sicherstellen, dass die erwarteten Vorteile auch tatsächlich erreicht werden können.
Nutzen Sie die oben genannten Kategorien als erste Checkliste und sehen Sie sich dann an, wie die Symphony-Plattform diese Anforderungen erfüllt, oder eine Demo anfordern an, um Ihre eigene Ausschreibung anhand eines Live-Systems durchzugehen.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte eine Ausschreibung für IP-Management-Software enthalten?
Eine aussagekräftige Ausschreibung sollte die Interoperabilität mit bestehenden Systemen, Sicherheitszertifizierungen und -praktiken, Konfigurierbarkeit, Workflow-Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit, PTO-Integration, Verlängerungsmöglichkeiten, Berichterstellung und Implementierungsunterstützung abdecken – also die neun oben genannten Kategorien.
Über welche Sicherheitszertifizierungen sollten Anbieter von IP-Management-Software verfügen?
Achten Sie auf Anbieter, die über anerkannte Zertifizierungen wie SOC 2 Typ II und ISO 27001 verfügen und zudem über eine dokumentierte Notfallwiederherstellungsplanung, regelmäßige Penetrationstests, Datenverschlüsselung sowie Unterstützung für SSO oder MFA bieten.
Wie lange dauert die Einführung einer IP-Management-Software in der Regel?
Die Zeitpläne variieren je nach Portfoliogröße und Datenkomplexität, doch Unternehmen sollten Anbieter direkt nach einem typischen Zeitplan für die Implementierung, der Vorgehensweise bei der Datenmigration und dem erforderlichen Zeitaufwand für das interne Team fragen – alles konkrete Fragen, die in die Ausschreibung aufgenommen werden sollten.
Muss eine IP-Management-Software mit dem USPTO integriert sein?
Ja, für Organisationen, die US-Patente verwalten. Die Software sollte in der Lage sein, Portfoliodaten und -status anhand offizieller Systeme wie dem USPTO Patent Center, Private PAIR und Global Dossier sowie gleichwertiger Markensysteme wie TSDR zu überprüfen.
Was ist der Unterschied zwischen einer RFI und einer RFP für IP-Management-Software?
Mit einer Informationsanfrage (RFI) werden zu Beginn eines Auswahlverfahrens allgemeine Informationen über die Leistungsfähigkeit mehrerer Anbieter eingeholt. Eine Ausschreibung (RFP), die im Mittelpunkt dieses Leitfadens steht, folgt auf eine abgeschlossene Bedarfsanalyse und fordert die Anbieter auf, vor der endgültigen Auswahl auf spezifische, detaillierte Anforderungen einzugehen.
