Bei der Auswahl von Software für die Verwaltung von geistigem Eigentum müssen Unternehmen entscheiden, was für sie am wichtigsten ist und wie eine erfolgreiche Implementierung letztendlich aussehen soll. Um dies zu erreichen, sollten Unternehmen eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen, um den aktuellen und zukünftigen Bedarf zu ermitteln, der für ihre Patentgruppe, ihre Prozesse, Ziele und Visionen spezifisch ist.
Ein Verständnis der spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens sowie der verschiedenen Nutzertypen ist ebenfalls notwendig, um eine Ausschreibung zu entwickeln, die den richtigen Anbieter identifiziert. Darüber hinaus sollten sich Unternehmen auf die Schlüsselfunktionen konzentrieren, die jedes moderne IP-Management-System haben sollte, nämlich Interoperabilität, Sicherheit, Konfiguration, Benutzerfreundlichkeit, integrierte Erneuerungen, Berichterstattung, Workflow und Implementierung.
1. Interoperabilität: Häufig sind Unternehmen gezwungen, Daten manuell aus unterschiedlichen Systemen zu sammeln, um die Informationen zu erhalten, die sie für datengestützte Entscheidungen in Bezug auf Strafverfolgung, Schutz, Durchsetzung, Rechtsstreitigkeiten, Lizenzierung und Budgets benötigen.
Durch den Einsatz von IP-Verwaltungssoftware, die sich problemlos mit Daten und Systemen von Drittanbietern integrieren lässt, können Unternehmen die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe verringern und die Effizienz der IP-Verwaltungsprozesse verbessern. Darüber hinaus sollte das ultimative Ziel für jede IP-Management-Lösung die Schaffung einer einzigen Quelle der Wahrheit sein, in der alle zugehörigen IP-Daten gespeichert sind.
Zu den Fragen, die in einem RFP gestellt werden sollten, gehören:
- Kann die Software problemlos mit Daten und Systemen von Drittanbietern integriert werden, einschließlich HR, Rechnungsstellung und SSO?
- Hilft die Lösung bei der Automatisierung von Massendatenimporten aus anderen IP-Management-Softwareprogrammen oder Tabellenkalkulationen?
- Wie werden E-Mails und Dokumente gespeichert und integriert?
2. Sicherheit: Robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler IP-Daten sind von entscheidender Bedeutung. Der erste Schritt zur Gewährleistung der Datensicherheit ist die Auswahl eines seriösen Anbieters von IP-Lösungen, dessen IP-Management-Software von einem engagierten und professionellen Sicherheitsteam unter der Leitung eines Chief Security Officer (CSO) unterstützt wird.
Anbieter mit allgemein anerkannten Zertifizierungen zeigen, dass sie sich für den Schutz von Kundendaten einsetzen. Achten Sie auf Anbieter, die sich an Branchenstandards wie SOC 2 Typ II und ISO-27001 halten. Die Software sollte Single Sign-On (SSO) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) sowie granulare Benutzerberechtigungen unterstützen.
Spezifische Fragen, die in eine RFP aufgenommen werden sollten, sind:
- Verfügen Sie über eine solide Datensicherheitspolitik oder einen entsprechenden Rahmen?
- Welche Sicherheitszertifikate wurden für die Software, das Unternehmen und die Hosting-Umgebung erworben?
- Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung auf dem neuesten Stand der Normungsgremien ist (einschließlich Sicherheit, Zugänglichkeit und Datenschutz)?
- Wie testen Sie Ihren Notfallwiederherstellungsplan? Geben Sie Einzelheiten zu einem kürzlich durchgeführten Wiederherstellungslauf und zu Korrekturmaßnahmen an.
- Wie werden Datensicherungen erstellt, gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff oder Manipulation geschützt?
- Verordnen Sie Single Sign-On (SSO) oder Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)?
- Unterstützt die Software granulare Benutzerberechtigungen?
3. Konfigurierbarkeit: Die IP-Verwaltungssoftware sollte konfigurierbar sein, d. h. der Anbieter sollte in der Lage sein, seine IP-Verwaltungssoftware an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.
Ein RFP sollte insbesondere Fragen wie diese enthalten:
- Kann der Kunde Änderungen am System vornehmen oder müssen diese vom Anbieter durchgeführt werden?
- Welche Änderungen kann der Kunde vornehmen?
- Wie hoch sind die Kosten für Änderungen, wenn nur der Anbieter sie vornehmen kann?
- Welche Auswirkungen haben Änderungen am System, z. B. Komplikationen beim Upgrade?
- Wie lange dauert ein Upgrade bei einem konfigurierten System durchschnittlich? Können Versionen übersprungen werden?
4. Automatisierung des Arbeitsablaufs: IP-Management-Software sollte die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtige Person liefern. Diese Art der Workflow-Automatisierung bietet die Möglichkeit, Struktur und Sicherheit zu schaffen, Konsistenz zu erzeugen, Prozesse zu rationalisieren und die rechtzeitige Lieferung zu gewährleisten. Systemgesteuerte Arbeitsabläufe können auch Berichte für kontinuierliche Prozessverbesserungen auf der Grundlage von Zeit- und Qualitätskontrollen liefern. Allerdings muss jede Workflow-Automatisierung auch die Fähigkeit haben, sich im Laufe der Zeit anzupassen und zu verändern. Die wichtigsten Fragen, die man sich stellen sollte, sind:
- Welche Workflow-Automatisierung gehört zum Standard?
- Können Workflows ohne benutzerdefinierte Kodierung erstellt oder geändert werden?
- Können neue Arbeitsabläufe erstellt oder geändert werden, ohne dass man den Anbieter fragen muss?
5. Benutzerfreundlichkeit: Es versteht sich von selbst, dass eine IP-Management-Software intuitiv und benutzerfreundlich sein sollte. Ist das System umständlich oder übermäßig komplex, kann die Annahme durch Erfinder oder andere Personen außerhalb der IP-Abteilung problematisch werden.
Die wichtigsten Fragen, die es zu beantworten gilt, sind:
- Kann die Benutzeroberfläche leicht auf die benötigten Felder beschränkt werden?
- Sind manuelle Aufgaben automatisiert?
- Wie viele Klicks sind nötig, um einfache Aufgaben auszuführen?
- Können E-Mails automatisch zum System hinzugefügt werden, oder müssen sie manuell oder über ein umständliches Plug-in hochgeladen werden?
6. Integration mit dem PTO: Die Software für die Verwaltung von geistigem Eigentum sollte mit den Patent- und Markenämtern (PTOs) sowie deren Zugang zu wichtigen Dokumenten im Zusammenhang mit Erfindungen integriert werden. Zu den wichtigsten Fragen, die zu stellen sind, gehören:
- Aktualisiert die IP-Verwaltungssoftware den Status, Meilensteinereignisse und Annuitäten von PTO-Standorten?
- Kann die Software Portfoliodaten und den Status von offiziellen PTO-Webseiten validieren, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Private PAIR, Patent Center, Global Dossier, UPC, Trademark Status & Document Retrieval (TSDR ) oder Global Trademark Offices?
7. Integrierte Verlängerungsfunktionen: Einige Anbieter bieten zwar Verlängerungen an, doch werden diese häufig über ein separates System verwaltet, das zeitaufwändige manuelle Exporte und Abstimmungen erfordert.
Wenn es um die Erneuerung von Verträgen geht, sind die wichtigsten Fragen zu stellen:
- Werden Verlängerungen über die IP-Management-Software verwaltet?
- Ist das System in der Lage, Informationen über Rentenzahlungen in ihr Finanzsystem zu integrieren oder zu importieren, um die Vorauszahlung zu genehmigen/auszugeben und so Verzögerungen zu vermeiden?
- Wie häufig werden die Verlängerungen überwacht und aktualisiert?
- Welche Maßnahmen zur Risikominderung gibt es, um Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden, wenn Informationen über unseren Bestand an Ihr Zahlungssystem für die Erneuerung übermittelt werden?
- Wie hoch ist der Wechselkurs Ihrer Währung?
- Lassen sich die Annuitätenkosten für die Lebensdauer der Anlage vorhersagen?
8. Robuste Datenberichterstattung: IP-Management-Software sollte Optionen für fortschrittliche Berichte und Analysen bieten, mit denen sich Daten leicht in verwertbare Informationen umwandeln lassen, so dass Unternehmen die laufende Unternehmensleistung bewerten und effektive Geschäfts- und IP-Strategien für die Zukunft entwickeln können. Die Berichte sollten von jedem Benutzer erstellt werden können und keine speziellen SQL-Kenntnisse oder andere technische Fachkenntnisse erfordern.
Zu den zu stellenden Fragen gehören:
- Welche Arten von Berichten stehen zur Verfügung, und sind sie anpassbar?
- Bietet die Software Zugang zu Berichts-Dashboards?
- Kann jeder Benutzer einen Bericht erstellen?
- Kann jeder Benutzer einen Bericht ausführen?
- Muss ich einen speziellen Code kennen, um einen Bericht zu erstellen?
- Kann ich Berichte über mein gesamtes Portfolio erstellen (tabellenübergreifende Berichte)?
9. Implementierung: Da der Erfolg der IP-Management-Software von ihrer erfolgreichen Implementierung abhängt, ist es unerlässlich, Fragen zu stellen, darunter:
- Wie werden Umsetzungsprojekte gehandhabt?
- Wie sieht ein typischer Zeitplan für die Umsetzung aus?
- Wie wird die Datenmigration angegangen, und wer ist dafür zuständig?
- Welche Unterstützung wird in der Zeit unmittelbar nach der Inbetriebnahme angeboten?
- Wie viel Zeit muss unser Team für die Umsetzung aufwenden?
- Welche Aufgaben hat unser Team während des Umsetzungsprozesses?
Abschließende Überlegungen
Die Einführung einer Software für die Verwaltung von geistigem Eigentum ist ein großes Unterfangen, das jedoch zu erheblichen Verbesserungen der Programme für geistiges Eigentum führen kann, da die Prozesse automatisiert und rationalisiert werden und Sichtbarkeit und Transparenz geschaffen werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Wenn man versteht, was benötigt wird, und die richtigen Fragen stellt, kann man sicherstellen, dass die erwarteten Vorteile auch tatsächlich erreicht werden können.
