Die Pandemie hat den Einsatz digitaler Anwendungen, einschließlich elektronischer Signaturen, stark beschleunigt, da sie verteilte Prozesse und Mitarbeiter ermöglicht. Der praktische Nutzen der elektronischen Ausführung von Dokumenten ist jedoch für viele Unternehmen noch relativ neu. Für viele ist es einfach die Gewöhnung an eine nicht physische Vereinbarung, für andere ist es einfach die Angst, die mit einem neuen Prozess verbunden ist. Daher ist es wichtig, sich an den Wandel zu gewöhnen, indem man bewährte Verfahren anwendet, die einen reibungslosen Übergang von physischen Prozessen gewährleisten und gleichzeitig sicherstellen, dass rechtliche und regulatorische Fragen berücksichtigt werden. Dies gilt insbesondere für den Prozess der Patentübertragung.
In diesem Artikel werden wir fünf wichtige Themen behandeln:
- Der aktuelle Stand der Patentvergabe und warum viele Unternehmen von papiergestützten Verfahren abrücken.
- U.S. ESIGN Act und die besten Praktiken für elektronische Signaturen.
- Wichtige Punkte, die vor der Verwendung elektronischer Signaturen für Patentübertragungen zu beachten sind.
- Verwirklichung unserer Vision einer nahtlosen Auftragsabwicklung mit Integration der E-Signatur-Plattform.
- Abschließende Bemerkungen, in denen hervorgehoben wird, warum die Einführung elektronischer Signaturen schrittweise erfolgen könnte und was Organisationen tun können, um sie zu beschleunigen.
Der aktuelle Stand der Patentübertragungen und warum es wichtig ist, papierlos zu arbeiten
In den USA müssen Erfinder das Eigentum an Patentrechten an ihre Organisationen abtreten, wofür sie Abtretungsdokumente unterzeichnen , die beim USPTO registriert werden können. Diese Dokumente werden häufig zu einem frühen Zeitpunkt während der Anhängigkeit von Patentanmeldungen erstellt und können die Eigentumsrechte an den aktuellen Anmeldungen, an später eingereichten (Unter-)Anmeldungen und sogar an internationalen Anmeldungen regeln.
Es gibt zwar keine spezifischen Statistiken oder Berichte zur Verfolgung von US-Patentübertragungen, aber die Zahl der Patentanmeldungen kann als indirekter Indikator* betrachtet werden. So ist beispielsweise ein Anstieg der Zahl der Gebrauchsmusteranmeldungen (alle Ursprünge) von 597 141 im Jahr 2018 auf 621 453 im Jahr 20191 auf einen fast proportionalen Anstieg der Zahl der Patentanmeldungen schließen.
Für Unternehmen mit großen Patentportfolios kann eine steigende Anzahl von papierbasierten Aufträgen einige dringende Herausforderungen mit sich bringen, von denen die häufigsten eine erhöhte Ineffizienz, langsame Bearbeitungszeiten und eine erhöhte Fehlerquote sind. Die Umstellung von papierbasierten auf digitale Zuweisungen unter Verwendung elektronischer Signaturen kann es Unternehmen ermöglichen, diese Herausforderungen zu bewältigen, ohne den Geschäftsbetrieb wesentlich zu beeinträchtigen.
*Die Erfinder/Einzelpersonen übertragen die Patentrechte schließlich auf ihre Organisationen.
E-Signaturen und bewährte Praktiken rund um sie
Bewährte Praktiken für elektronische Signaturen
Die US-Regierung verabschiedete im Jahr 2000 das ESIGN-Gesetz, um die Einführung elektronischer Signaturen für bestimmte Dokumente an allen Orten zu erleichtern, an denen Bundesrecht anwendbar ist. Das Gesetz2 definiert die elektronische Signatur als ein elektronisches Geräusch, Symbol oder Verfahren, das an einen Vertrag oder eine andere Aufzeichnung angehängt oder logisch mit ihr verbunden ist und von einer Person mit der Absicht, die Aufzeichnung zu unterzeichnen, ausgeführt oder angenommen wird. Im Folgenden werden einige der bewährten Verfahren vorgestellt, die Unternehmen anwenden müssen, um eine reibungslose elektronische Unterzeichnung zu gewährleisten:
- Sichere Signaturen gewährleisten: E-Signaturen müssen ein fälschungssicheres Siegel erzeugen, sobald sie in einem Dokument aufgezeichnet wurden, d.h. das e-signierte Dokument sollte ungültig werden, wenn nicht autorisierte Parteien versuchen, es zu ändern. Darüber hinaus sollte für jeden elektronisch signierten Datensatz ein Signaturprüfpfad erstellt werden, der es Organisationen ermöglicht, signierte Datensätze mit einem einzigen Klick zu überprüfen.
- Überprüfung der Zugänglichkeit für mehrere Geräte: Unternehmen verwenden zunehmend mehrere elektronische Geräte wie Mobiltelefone, Tablets und Laptops für die Dokumentation ihrer IP und Geschäftsprozesse. Digitale Signaturen, die für diese Dokumente erforderlich sind, sollten auf den meisten, wenn nicht auf allen dieser Geräte zugänglich sein.
- Einholung der Zustimmung: Es ist notwendig, die Zustimmung aller Unterzeichner einzuholen. Zu diesem Zweck können Unternehmen in das zu unterzeichnende Dokument eine Klausel aufnehmen, die besagt, dass alle Parteien mit der elektronischen Durchführung der Transaktion einverstanden sind.
- Prüfen Sie die Zulässigkeit von Dokumenten: Zu den Dokumenten oder Transaktionen, die generell für elektronische Signaturen in Frage kommen, gehören unter anderem Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), der Technologiesektor, Biowissenschaften und Softwarelizenzen.3. Andere Dokumente, die digital signiert werden können, aber mit Vorsicht zu genießen sind, betreffen das Beschaffungswesen, Unternehmensbeschlüsse, behördliche Anmeldungen usw.
- Wählen Sie die richtige Lösung: Es ist äußerst wichtig, die richtige Softwarelösung für elektronische Signaturen zu finden und einzusetzen. Unternehmen können die beste Software für ihre Geschäftsabläufe auswählen, indem sie Preise, die Anzahl der Dokumente, die elektronisch signiert werden können, und erweiterte Funktionen wie Skalierbarkeit, Integration mit anderen Plattformen und mobile Kompatibilität vergleichen.
- Kopien elektronisch signierter Dokumente freigeben: Unabhängig davon, ob es sich um eine einfache oder komplexe Transaktion handelt, ist es eine gute Praxis, Kopien der elektronisch signierten Dokumente mit allen beteiligten Parteien zu teilen. Dies kann entweder per E-Mail oder über die Software für elektronische Signaturen erfolgen.
Wichtige Punkte, die vor der Verwendung von E-Signaturen für Patentübertragungen zu beachten sind
Die Verwendung elektronischer Signaturen für Patentdokumente, wie z. B. Abtretungen, ermöglicht es Unternehmen, Dokumente auf elektronischen Geräten zu unterzeichnen, Risiken zu verringern, indem sichergestellt wird, dass in Patentdokumenten korrekte Angaben gemacht werden, Kosten zu sparen, indem die Ausgaben für Schreibwaren und Post-/Kurierdienste verringert werden, die Sicherheit zu erhöhen, indem Dokumente fälschungssicher gemacht werden, und die Effizienz und Zeitersparnis zu steigern.
Ungeachtet dieser Vorteile ist es wichtig, sich zu vergewissern, ob das betreffende PTO elektronische Signaturen für Patentdokumente akzeptiert. Das USPTO beispielsweise akzeptiert elektronische Signaturen für Dokumente, die nur elektronisch über die EFS-Webplattform oder per Fax eingereicht werden.
Es ist auch wichtig, folgende Punkte zu beachten: (i) elektronisch signierte Dokumente sollten sowohl nach Bundes- als auch nach Landesrecht gültig sein, (ii) die "Absicht zu signieren" (15 U.S.C. § 7006) sollte bei der Bewertung der Gültigkeit und Durchsetzbarkeit der elektronisch signierten Abtretungen berücksichtigt werden. Um die Gültigkeit der Abtretungen noch weiter zu erhöhen, können sie so formuliert werden, dass alle beteiligten Parteien der freiwilligen Verwendung elektronischer Signaturen zustimmen.
Hinweis: Die geeignetste e-Signatur für ein beim USPTO eingereichtes Dokument ist "S-Signatur", bei der der Unterzeichner seinen Namen zwischen zwei Schrägstrichen einfügt.
Die Integration von Symphony in die E-Signatur-Plattform für eine nahtlose Zuweisungserfahrung
Wir bei MaxVal wissen, dass unsere Kunden und Interessenten ständig auf der Suche nach Softwarelösungen zur Automatisierung, Verwaltung und Vereinfachung ihrer Patentprozesse sind. In Anbetracht ihrer Anforderungen und unserer Verpflichtung, die besten Lösungen und Dienstleistungen anzubieten, haben wir uns mit DocuSign zusammengetan, einem der zuverlässigsten und weltweit vertrauenswürdigsten Dienste für elektronische Unterschriften und Genehmigungen.
Die Partnerschaft ermöglicht es uns, die E-Signatur-Plattform von DocuSign in Symphony zu integrieren, um unseren Kunden eine nahtlose Erfahrung beim Unterzeichnen von IP-Dokumenten wie Patentübertragungen zu bieten. Kunden werden auch davor bewahrt, in Rechtsstreitigkeiten verwickelt zu werden, da DocuSigns e-Signaturen mit dem U.S. ESIGN Act, UETA und der EU eIDAS-Verordnung konform sind. Aber das ist noch nicht alles: Die Plattform generiert und speichert automatisch einen Prüfpfad für jede Vereinbarung/Transaktion, bietet die Option, Vorlagen zu verwenden, um doppelte Arbeit zu reduzieren und Zeit zu sparen, die Identität der unterzeichnenden Partei digital zu verifizieren, SMS-Benachrichtigungen an Kunden zu senden und Dokumente von unterwegs aus über webbasierte oder mobile Anwendungen zu unterzeichnen und zu versenden.
Abschließende Überlegungen
In Anbetracht des kritischen Charakters der IP-Branche und der starken Abhängigkeit von manuellen Methoden wird die Einführung elektronischer Signaturen voraussichtlich schrittweise erfolgen. Angesichts der Vorteile elektronischer Signaturen gilt jedoch: Je früher die Unternehmen mit ihrer Einführung beginnen, desto schneller werden sie die oben erwähnten wesentlichen Einsparungen und Effizienzgewinne erzielen. Die Suche nach glaubwürdigen Lösungsanbietern, die elektronische Signaturen als Einzellösung oder als Plattform, die in eine IP-Lösung integriert werden kann, anbieten, kann ein guter Ausgangspunkt für jede Organisation sein, die ihre IP-Prozesse digitalisieren möchte.
Fußnoten:
