Das klingt nach einer rein operativen Angelegenheit. Ist es aber nicht. Wie Sie Ihre Patentzeichnungen beschaffen, wirkt sich auf die Bearbeitungsfristen, das Compliance-Risiko, die Produktivität der Anwälte und letztlich auf die Qualität des Schutzes aus, den Ihre Mandanten erhalten.
Es gibt eine Version dieser Diskussion, die ganz einfach klingt: Man stelle einfach einen Zeichner ein oder nutze einen Dienstleister. In der Praxis jedoch stehen IP-Teams jedes Mal vor dieser Entscheidung, wenn sich ihr Anmeldevolumen ändert, ihr Budget überprüft wird oder sie einen Bescheid zu einer intern erstellten Zeichnung erhalten.
Dieser Artikel ergreift nicht Partei für eine bestimmte Seite. Er beleuchtet alle wesentlichen Faktoren – Kosten, Qualität, Geschwindigkeit, Risiko und Skalierbarkeit –, damit Ihr Unternehmen oder Ihr internes Team die richtige Entscheidung treffen kann und nicht nur die bequemste.
Eigene Zeichnungen
- Direkte Kontrolle über Stil und Format
- Sofortige Bearbeitung einfacher Änderungen
- Fundierte Kenntnisse über die Erfinder und Technologiebereiche des Unternehmens
- Keine Abhängigkeit von den Zeitplänen externer Anbieter
- Vertrauliche IP-Daten verbleiben innerhalb des Unternehmens
Extern erstellte Zeichnungen
- Umfassende Fachkenntnisse im Bereich Compliance in Bezug auf USPTO, PCT und EPO
- Skaliert sich sofort mit dem Bearbeitungsvolumen, ohne zusätzliche Mitarbeiter einstellen zu müssen
- Geringere Kosten pro Zeichnung bei mittleren bis hohen Stückzahlen
- Schnelle Bearbeitungsoptionen bei Bedarf
- Keine Kosten für Schulungen, Software oder Personal
Die tatsächlichen Kosten im Detail
Das Kostenargument für die hauseigene Zeichnungserstellung ist verlockend: Sobald man einen Zeichner im Team hat, scheinen die Zeichnungen „kostenlos“ zu sein. Diese Rechnung geht jedoch nur auf, wenn man die tatsächlichen Kosten der hauseigenen Zeichnungserstellung berücksichtigt.
Nehmen wir eine mittelgroße Patentkanzlei, die jährlich 200 Anmeldungen einreicht, mit durchschnittlich 6 Zeichnungsblättern pro Anmeldung. Das sind 1.200 Blätter pro Jahr. Ein erfahrener Patentzeichner kann etwa 4 bis 6 formelle Zeichnungsblätter pro Tag erstellen. Bei diesem Tempo benötigt man 200 bis 300 Arbeitstage eines Zeichners – im Grunde genommen eine Vollzeitkraft, die sich ausschließlich um die Zeichnungen kümmert.
💡 Rechnet man Gehalt, Sozialleistungen, Softwarelizenzen, Fortbildungen zu Regeländerungen und Leerlaufzeiten in ruhigen Phasen mit ein, kostet die interne Zeichnungserstellung selten weniger als 60–90 Dollar pro Blatt (alles inklusive). Professionelle externe Zeichnungsdienstleister verlangen in der Regel 20–45 Dollar pro Blatt. Der scheinbare Kostenvorteil der internen Erstellung schwindet bei jedem nennenswerten Auftragsvolumen schnell.
Die Frage der Einhaltung von Vorschriften
An dieser Stelle wird es ernst. Interne Patentanmelder, selbst erfahrene, sind in der Regel auf ein oder zwei Rechtsordnungen spezialisiert. Sie kennen die Vorschriften des USPTO in- und auswendig. Über die jüngsten Aktualisierungen der EPO-Richtlinien oder Änderungen der PCT-Verwaltungsanweisungen sind sie jedoch möglicherweise weniger gut informiert. Diese Wissenslücke ist kein Charakterfehler, sondern eine Frage der verfügbaren Ressourcen. Ein spezialisierter externer Dienstleister befasst sich täglich mit diesen Anforderungen, und zwar für alle wichtigen Ämter, und hält seine Teams auf dem Laufenden, wenn sich die Vorschriften ändern.
„Die Kosten einer Zurückweisung der Zeichnung bestehen nicht in der Gebühr für die Neuzeichnung. Es sind vielmehr die sechsmonatige Verzögerung im Verfahren, die Kosten für die Beantwortung von Änderungsaufforderungen und gelegentlich der Verlust eines Prioritätsdatums, das nicht wiederhergestellt werden kann.“
Bei der Berechnung des Compliance-Risikos sollte nicht nur die Wahrscheinlichkeit einer Amtshandlung berücksichtigt werden, sondern auch die Kosten, die im Falle einer solchen Amtshandlung entstehen. Bei einem hochpreisigen Pharmapatent oder einer umstrittenen Technologieanmeldung kann eine Verzögerung von sechs Monaten Folgen in siebenstelliger Höhe nach sich ziehen.
| Faktor | Intern | Ausgelagert (Maxval) |
|---|---|---|
| Per-sheet cost (low volume, <500 sheets/yr) | Niedriger – die Fixkosten für Personal lassen sich gut amortisieren | Vergleichbar |
| Kosten pro Blatt (hohe Stückzahlen, ab 500 Blatt/Jahr) | Höher – die Personalkosten sinken nicht proportional | Nach unten |
| Genauigkeit bei der Einhaltung der USPTO-Vorschriften | Gut, wenn das Personal geschult ist | Durchweg hoch |
| Genauigkeit der Einhaltung der PCT-/EPO-Vorschriften | Variabel – die Regeln ändern sich häufig | Der Vorteil des Spezialisten |
| Standard-Bearbeitungszeit | 2–5 Tage (je nach Auftragslage) | Lieferung innerhalb von 3–5 Tagen garantiert |
| Eilbearbeitung (24–48 Stunden) | Schwierig – hängt von der Verfügbarkeit des Personals ab | Auf Anfrage erhältlich |
| Skalen mit Volumenspitzen | Nein – aufgrund der Personalstärke | Ja – sofort |
| Steuerung und IP-Empfindlichkeit | Umfassende interne Kontrolle | Es gibt gute Geheimhaltungsvereinbarungen; einige Kanzleien bevorzugen jedoch nach wie vor interne Lösungen |
| Fachwissen im Bereich Geschmacksmuster | Das hängt vom jeweiligen Zeichner ab | Fachteam |
| Investitionen in Software/Tools | Laufende Aufgaben – Lizenzen, Upgrades, Schulungen | Null – Kosten trägt der Anbieter |
Das Skalierbarkeitsproblem, das intern nicht gelöst werden kann
Das Anmeldevolumen verläuft nicht linear. Patentkanzleien und interne IP-Teams verzeichnen Spitzenbelastungen in Produktlaunch-Zyklen, bei M&A-Aktivitäten und bei Initiativen zum Aufbau von Portfolios. Ein internes Team, dessen Personalbestand auf eine durchschnittliche Auslastung ausgelegt ist, wird in Spitzenzeiten stets unterbesetzt und in ruhigen Phasen überbesetzt sein.
Durch die Auslagerung der Erstellung von Patentzeichnungen werden fixe Personalkosten in variable Kosten umgewandelt, die sich direkt nach Ihrem Anmeldungsvolumen richten. Sie zahlen genau für das, was Sie brauchen, und zwar dann, wenn Sie es brauchen. Diese betriebliche Flexibilität hat einen echten finanziellen Wert, der in einfachen Vergleichen der Kosten pro Blatt selten zum Ausdruck kommt.
Wann die interne Lösung die richtige Wahl ist
Es gibt durchaus Fälle, in denen eine eigene Konstruktionsabteilung sinnvoll ist, und es lohnt sich, dies offen anzusprechen.
So treffen Sie eine Entscheidung: ein einfaches Rahmenkonzept
Ziehen Sie eine interne Lösung in Betracht, wenn...
- Filing exclusively in USPTO at low volume (<100 applications/year)
- Hochspezialisierte Technologie, bei der die Erfinder eng in die Erstellung der Zeichnungen eingebunden sein müssen
- Strenge IP-Sicherheitsanforderungen, die den Einsatz externer Anbieter ausschließen
- Sie verfügen bereits über Mitarbeiter mit hervorragenden Fähigkeiten im Bereich der technischen Zeichnung, die nicht ausreichend genutzt werden
- Geschmacksmuster machen den Großteil Ihres Portfolios aus (erfordert fundierte Kenntnisse im Bereich der ornamentalen Zeichnung)
Ziehen Sie Outsourcing in Betracht, wenn...
- Das Anmeldevolumen beträgt mehr als 100 Anmeldungen pro Jahr oder steigt weiter an
- Anmeldung in mehreren Rechtsordnungen (PCT, EPA, beliebige Kombination)
- Sie haben in den letzten 12 Monaten Bescheide des Patentamts erhalten
- Ihr derzeitiger Sachbearbeiter ist ein Engpass bei den Bearbeitungsfristen
- Sie möchten die Arbeitszeit von Rechtsanwälten und Rechtsassistenten auf wertschöpfendere Aufgaben verlagern
- Das Arbeitsaufkommen schwankt, und eine Vollzeitstelle lässt sich nicht rechtfertigen
Das Hybridmodell, für das sich die meisten Unternehmen letztendlich entscheiden
In der Praxis verfolgen viele etablierte IP-Kanzleien einen hybriden Ansatz: Ein erfahrener interner Zeichner, der die Kundenbeziehungen pflegt, dringende Überarbeitungen vornimmt und einfache Zeichnungen erstellt, wird durch einen externen Spezialisten ergänzt, der für komplexe Anmeldungen, internationale Einreichungen, Geschmacksmuster und das hohe Arbeitsaufkommen zuständig ist.
Dieses Modell nutzt die Kontrollvorteile einer internen Lösung, vermeidet jedoch die damit verbundenen Kosten und Skalierungsgrenzen. Zudem bietet es eine natürliche Redundanz: Selbst wenn Ihr interner Mitarbeiter im Urlaub ist oder ein komplexes Projekt leitet, läuft die Pipeline weiter.
📌 Fazit: Es geht nicht wirklich um die Frage „intern oder extern“. Die Frage lautet vielmehr: Welche Zeichnungen sollten intern erstellt und welche extern vergeben werden? Beantworten Sie diese Frage für jede Anwendungsart, jeden Rechtsraum und die aktuelle Kapazität Ihres Teams, und Sie werden sowohl die Qualität als auch die Kosten optimieren.
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