Interne Patentanwälte haben die schwierige Aufgabe, eine Vielzahl von Beteiligten zufrieden zu stellen, darunter Erfinder, Führungskräfte der Geschäftseinheit, externe Anwälte, den Generaldirektor und sogar den Finanzvorstand, die unterschiedliche Ziele verfolgen.
Um trotz dieser gewaltigen Herausforderungen erfolgreich zu sein, können Syndikusanwälte eine führende Rolle beim Aufbau eines Patentportfolio-Entwicklungsprozesses übernehmen, der die Entwicklung des geistigen Eigentums vorantreibt, das Budget einhält und mit den Unternehmenszielen übereinstimmt. Durch die strategische Nutzung aller verfügbaren Ressourcen können interne Patentanwälte lohnende Arbeitsbeziehungen mit wichtigen Interessengruppen aufbauen und die gewünschten Ergebnisse erzielen.
Der erste Schritt besteht darin, in Zusammenarbeit mit dem Generaldirektor und den Geschäftsführern des Unternehmens globale Prioritäten für das geistige Eigentum festzulegen. Diese strategische Grundlage erleichtert dann Haushaltsentscheidungen und die Festlegung von Zielen für die Patentabteilung. Es ist wichtig, von Anfang an klare Ziele zu setzen und diese genau zu messen. So kann die interne Patentabteilung die richtigen Ressourcen einsetzen, um hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Sowohl personelle als auch technologische Ressourcen können eine zentrale Rolle spielen, wenn es darum geht, den Prozess der Patentportfolioentwicklung umzugestalten.
Nutzung von Technologieressourcen
Mithilfe von Technologie lassen sich viele Prozesse automatisieren, so dass das Support-Personal von lästigen, sich wiederholenden Aufgaben entlastet wird und der Betrieb mit minimaler Sorgfalt reibungslos abläuft. Unabhängig davon, ob sie cloudbasiert oder vor Ort bzw. serverbasiert sind, können Softwarelösungen ideal sein, um sich wiederholende, vorhersehbare Prozesse wie die Bearbeitung von Erfindungsmeldungen, die Verwaltung von Schiedssprüchen, die Einreichung von Anträgen und andere Routineaufgaben zu ersetzen. Qualifiziertere Tätigkeiten, die menschlichen Einsatz erfordern, wie z. B. die Abfassung von Ansprüchen, sind jedoch noch nicht automatisierungsreif. Wenn die Technologie sinnvoll eingesetzt wird, kann sie zu mehr Transparenz, Effizienz und Ergebnissen führen.
Verwendung von KPIs zur Ergebnisverbesserung
Datengestützte Metriken und Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators - KPIs) können enorme Einblicke in den Prozess der Patentportfolioentwicklung geben. In vielen Fällen sorgen diese Ressourcen für mehr Transparenz und setzen gleichzeitig einen höheren Standard für Strenge und Leistung. Relevante Messungen zeigen Aktivitäten und Ergebnisse, die den Fortschritt widerspiegeln, aber auch, wo es an Fortschritt mangelt.
Metriken, wie z. B. KPIs, geben Aufschluss darüber, was die Patentabteilung erreicht. Ein KPI ist am aussagekräftigsten, wenn er an einem bestimmten Ziel gemessen wird. Die Bewertung und Analyse von KPIs kann Aufschluss über die Effizienz von Arbeitsabläufen, Fortschritte bei der Erreichung von Zielen und Ausgaben geben und so die Fähigkeit der Abteilung optimieren, ihren Teil zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.
Umsetzbare Messgrößen sind immer vorzuziehen, da sie zu Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerungen führen können. Weichen die Kennzahlen von den Zielvorgaben ab, werden geeignete Korrekturmaßnahmen sichtbar. Wenn sich die Geschäftsziele ändern, sollten die Messgrößen diese geänderten Ziele widerspiegeln.
Erfinder motivieren
Die Entwicklung einer starken Erfindungsoffenlegungs-Pipeline ist für ein hochwertiges Patentportfolio, das die Geschäftsziele des Unternehmens widerspiegelt, unerlässlich. Interne Patentanwälte können bei der Zusammenarbeit mit Erfindern KPIs verwenden, um eine solide Offenlegungspipeline zu erreichen. Erfinder sind möglicherweise nicht motiviert, Erfindungsmeldungen einzureichen. Die Festlegung messbarer Ziele und KPIs, die Schaffung von Anreizen und die Straffung des Einreichungsverfahrens sind allesamt gute Möglichkeiten zur Überwachung und Anregung von Maßnahmen. Messbare Ziele können die Anzahl der Erfindungsmeldungen sein, die ein Erfinder einreicht, oder die Anzahl der angemeldeten und/oder erteilten Patente für Einzelpersonen oder Teams. Das Erreichen von Zielen kann durch Anreize wie Geldprämien, Werbegeschenke, Auszeichnungen oder Online-Portale belohnt werden, auf denen die Namen der Erfinder veröffentlicht werden, um mit ihnen zu prahlen.
Um die Reibungsverluste für Erfinder bei der Einreichung von Erfindungsmeldungen zu verringern, muss der Prozess der Erfindungseinreichung intuitiv und einfach sein. Technologielösungen können das Anmeldeverfahren vereinfachen, insbesondere wenn sie nur wenige Klicks erfordern und nur die wichtigsten Informationen verlangt werden. Es liegt in der Natur des Menschen, dass Erfinder umso häufiger Erfindungen anmelden, je einfacher das Anmeldeverfahren ist.
Externer Rechtsbeistand
Interne Anwälte arbeiten in der Regel mit wenig Personal und sind daher in hohem Maße auf externe Anwälte angewiesen. Interne Anwälte können externe Anwälte zur Rechenschaft ziehen, indem sie Benchmarks für deren Leistung festlegen. Zu den KPIs für externe Anwälte könnten Leistungsbewertungen für die Qualität des Outputs (vielleicht im Vergleich zu anderen Kanzleien) und die Einhaltung der Budgets gehören.
Ziele der Patentabteilung
Eine Kultur der Messung kann auch der internen Patentabteilung selbst zugute kommen. Zu den Leistungskennzahlen könnten gehören: die für die Bearbeitung von Erfindungsmeldungen benötigte Zeit, die Zahl der eingereichten Anmeldungen, die Zahl der erteilten Patente, die Einhaltung des Budgets, die Frage, wie effektiv die Produkte des Unternehmens durch die Patente des Unternehmens abgedeckt sind, und Ähnliches. Metriken können beispielsweise auch die Qualität des gesamten Patentportfolios bewerten, indem sie den Umfang, die Relevanz für das Geschäft und die dauerhafte Integrität und Verteidigungsfähigkeit der Patente angeben.
Haushaltsführung und Ressourcenverwendung
Aus finanzieller Sicht ist der Patentanwalt sowohl gegenüber dem Generaldirektor als auch dem Finanzvorstand (und möglicherweise auch gegenüber den Geschäftsbereichen) für die Einhaltung des Budgets verantwortlich. Die vierteljährliche oder sogar monatliche Berichterstattung über das Budget erfordert eine Echtzeit-Rechenschaftspflicht und Transparenz sowohl seitens der Patentanwälte als auch des Generaldirektors. Die Patentanwälte müssen das Budget und das Geschäft im Auge behalten, um zu bestimmen, welche Aktivitäten wann priorisiert werden sollen.
Die Festlegung von Zielen wird dazu beitragen, den angemessenen Einsatz von Ressourcen zu bestimmen. Wenn die Entwicklung des Patentportfolios in einer bestimmten Rechtsordnung strategisch stark vorangetrieben wird, müssen zusätzliche Ressourcen zur Unterstützung der IP-Aktivitäten bereitgestellt werden. Oder wenn ein bestimmter Bereich des Unternehmens ausläuft oder an Bedeutung verliert, müssen die Ressourcen entsprechend angepasst werden.
Eine einmalige Gelegenheit zur Führung
Interne Patentanwälte haben die einmalige Gelegenheit, die Umgestaltung des Patentportfolio-Entwicklungsprozesses zu leiten, indem sie sich verschiedene Ressourcen zunutze machen und diese nutzen. Zielsetzung und KPIs sind großartige Verbündete, um die Patentaktivitäten mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Ihre Ergebnisse bestimmen, welche Ressourcen für die Entwicklung eines globalen Patentportfolios benötigt werden. Durch die Verwendung von Zielen und Messinstrumenten werden die Mitarbeiter, einschließlich der internen Anwälte und Mitarbeiter, Erfinder und externen Anwälte, motiviert, optimale Leistungen zu erbringen. Durch die Implementierung von Technologielösungen können Prozesse automatisiert werden, um sie effektiver und effizienter zu gestalten. Durch die Schaffung eines dynamischeren und messbareren Arbeitsumfelds sind die internen IP-Anwälte in einer guten Position, um ihre Abteilungen zu größerem Erfolg zu führen.
D. Bommi Bommannan ist Patentanwalt und CEO von MaxVal, einem Unternehmen für IP-Management-Software. Bommi erwarb seinen J.D. an der Stanford Law School und seinen Doktortitel in Biotechnik an der UC Berkeley und der UC San Francisco.
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Nachdruck mit Genehmigung aus der Ausgabe vom 12. März 2020 von Corporate Counsel © 2020 ALM Media Properties, LLC. Alle Rechte vorbehalten.
